O conhecimento existe basicamente em dois formatos, aqueles que estão na cabeça das pessoas e aqueles que estão registrados.
Numa organização o conhecimento é tudo aquilo que está envolvido nas atividades organizacionais que são direcionados para a busca de efetividade, eficiência e competências operacionais. Tendo como parâmetros para a formação deste conhecimento as pessoas, os processos organizacionais e as tecnologias aplicadas.
Há ainda a necessidade de se diferenciar o que é dado, informação e conhecimento. Os dados são simples fatos que ao serem processados de alguma forma geram informações, que ao serem contextualizadas e combinadas dentro da estrutura organizacional forma o conhecimento. Assim, uma informação vira conhecimento quando uma pessoa consegue unir estas informações com outras, avaliando-as e entendendo o significado no interior de um contexto específico.
Com relação ao conhecimento, normalmente se divide em duas partes distintas, porém intrinsecamente relacionados, quais são: o formato tácito e o formato explícito. O conhecimento tácito é aquele que está na cabeça das pessoas, ou seja, ele é subjetivo, pois se refere às habilidades inerentes das pessoas, é um sistema de idéias, percepções e experiências difíceis de ser formalizada, transferida ou mesmo explicada a outra pessoa. Já o formato explícito é um conhecimento codificado, que pode ser facilmente transferido e reutilizado. Pode ser formato em textos, gráficos, tabelas, desenhos, esquemas, diagramas, etc. ele é facilmente organizado em base de dados em publicações.
A formação do conhecimento em uma organização acontece praticamente em função de três pilares – qualificação, experiência e habilidades. É neste momento que entra a gestão do conhecimento, com o objetivo de criar um ambiente propício para desenvolvimento e manutenção dessa expertise organizacional. Atuando com ferramentas tecnológicas na criação e disseminação do conhecimento, gerenciando competências, programas de treinamento e formação de pessoas, e ainda, disseminando o trabalho em equipe, promovendo a rotatividade entre diferentes funções. Dessa forma, atuando nos três parâmetros básicos da gestão do conhecimento – Pessoas – Processos Organizacionais e Tecnologia.
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