Todos esses desafios estão entrelaçados e têm inúmeras causas. A mais importante são as causas comportamentais.
Na administação de projetos, assim como em qualquer outra situação, as virtudes desejáveis confrontam-se com as dificuldades que os grupos sempre apresentam. A equipe sem aspectos negativos é obra de ficção. Quem quer que tenha participado de qualquer trabalho em grupo tem experiências boas e ruins para lembrar. É com base no estudo de experiências que se deduzem as características positivas e negativas das equipes. Com o sinal trocado, as caracteristicas positivas transformam-se nos defeitos que qualquer grupo deve procurar evitar, e a esses se acrescentam outros. As principais dificuldades que podem comprometer o desempenho da equipe podem ser sintetizadas em:
- Coesão excessiva;
- Conformidade social;
- Pensamento grupo.
Entre essas dificuldade, têm sido objeto de estudos aquelas que perturbam o processo decisório ou levam os grupos a tomar decisões que contrariam a lógica, os interesses das partes envolvidas e, em certos casos, sua própria sobrevivência. Essas decisões podem ser tomadas voluntária ou involuntariamente.
As pessoas sentem-se confortáveis como estão e não querem mudança. Ou então, sentem-se muito poderosas, acima de crítica ou castigo. Crimes de guerra, corrupção nos altos escalões e decisões técnicas absurdas têm sua origem nessas causas. às vezes, têm receio de contrariar o que pensam ser a opinião do chefe ou dos colegas do mesmo nível. Ás vezes, a causa é estrutural. O grupo está isolado, ou as normas impedem o ingresso de novas pessoas e idéias, ou simplesmente não há outros grupos que forneçam referências inovadoras. Isolamento, tensão, urgência, ameaças externas e muitas outras razões podem contribuir para a ocorrência desses problemas.
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